De aanvraagprocedure van een Mastercard Business creditcard

Als ondernemer kan je bijna niet meer zonder een (zakelijke) creditcard. Je houdt je privé- en zakelijke uitgaven volledig gescheiden, betalen in zowel binnen- als buitenland is super eenvoudig en vaak krijg je ook nog eens fijne extra’s, zoals een aankoopverzekering. 

Toch kan het aanvraagproces soms een lastig iets zijn. Dit weet ik inmiddels uit ervaring. Ik neem jullie mee in mijn aanvraagproces van de Mastercard Business creditcard bij ICS, waar ik met één gemiste e-mail zestien dagen langer moest wachten op mijn kaart.

De start van een aanvraag

De Mastercard Business kan je gebruiken als je werkt als ZZP’er of als je een (startende) kleine MKB onderneming hebt. Alles wat je over deze creditcard zelf, of over creditcards in het algemeen, wil weten vind je op creditcardvergelijken.nl. 

Een aanvraag doen voor de Mastercard Business van ICS is relatief eenvoudig. Zoek via onze website de betreffende kaart op, klik op ‘Direct aanvragen’ en je wordt gelijk doorverwezen naar de website van ICS. 

Op de pagina die volgt kan je aangeven of je al een creditcard hebt van ICS. Je slaat dan een paar stappen in het aanvraagproces over. Geef vervolgens aan wat voor soort onderneming je hebt en of je voldoet aan alle aanvraageisen. Je komt dan vanzelf op de pagina met verdere uitleg over het aanvraagproces. 

Hieronder vind je alvast alle eisen waar jouw onderneming aan moet voldoen. Voldoe je hier niet aan, dan wordt jouw aanvraag voor een zakelijke creditcard sowieso afgewezen.

• Jouw bedrijf staat minimaal één jaar ingeschreven in het Handelsregister van de Kamer van Koophandel (KvK).
• Jouw bedrijf heeft een lopende rekening bij een Nederlandse bank.
• Jouw bedrijf heeft een permanent vestigingsadres in Nederland.
• Er lopen geen gerechtelijke procedures tegen jou of jouw onderneming wegens wanbetaling.
• Je hebt geen negatieve registratie bij het Bureau Krediet Registratie (BKR) in Tiel. Dit geldt enkel als je een eenmanszaak hebt.
• Je bent achttien jaar of ouder.

Wat zijn de aanvraagstappen en wat heb je nodig?

Je doorloopt vier stappen als je de creditcard aan wil vragen, namelijk:

1. Vul het online aanvraagformulier in – Klik hiervoor op de button met ‘Start aanvraag’. Afhankelijk van het soort onderneming kunnen er verschillende vragen gesteld worden.
   
2. Log in en upload het aanvraagformulier en de andere benodigde documenten – Binnen 24 uur na het invullen van het online aanvraagformulier ontvang je een e-mail hierover. Je moet in ieder geval een rechtsgeldig uittreksel van het KvK uploaden.
   
3. Identificatie – Binnen enkele weken ontvang je een e-mail met het verzoek om je te identificeren als tekenbevoegde. Dit doe je met een foto van jezelf en een geldig identificatiebewijs.
   
4. Beoordelen van de aanvraag – Alle informatie wordt door ICS gecontroleerd en beoordeeld. Binnen enkele weken na de identificatie krijg je hiervan de uitslag.

Let op: Om jezelf te kunnen identificeren, heb je de ICS Creditcard app nodig. Om het hele aanvraagproces te kunnen doorlopen, dien je dus over een smartphone te beschikken.

Stap 1. Vul het online aanvraagformulier in

Zorg dat je alle belangrijke gegevens alvast bij de hand te hebt, voordat je start met het online aanvraagformulier. De volgende gegevens zijn belangrijk:

• Bedrijfsgegevens (onder andere NAW-gegevens, het KvK-nummer en de bedrijfsactiviteiten).
• Gegevens van de contactpersoon, tekenbevoegden en Uiteindelijk Belanghebbenden (onder andere ID-, NAW- en contactgegevens). 
• Gegevens van de kaarthouder(s) (onder andere ID- en NAW-gegevens).

Op 14 september heb ik mijn eigen aanvraag gestart voor de Mastercard Business. Dit was tevens mijn eerste aanvraag bij ICS. Ik ben iets meer dan 10 minuten bezig geweest met het invullen van het online aanvraagformulier. 

Als eerste werd er gevraagd om mijn bedrijfsgegevens. In de zoekbalk typte ik de naam van één van mijn ondernemingen en klikte ik op ‘Zoeken’. Vervolgens kwamen er meerdere bedrijven tevoorschijn met een soortgelijke naam. 

Ik klikte op mijn eigen bedrijf, waarna er een deels ingevulde vragenlijst onder de zoekbalk kwam te staan. Deze lijst met bedrijfsgegevens moest ik vervolgens controleren en aanvullen. Er wordt onder andere gevraagd naar de bedrijfsactiviteiten en financiële zaken.

Ik klikte op ‘Volgende’ en kwam wederom op een pagina met een vragenlijst, een lege dit keer. Hierin werd gevraagd om de privégegevens van de contactpersoon, ik dus. Er werd enkel gevraagd naar de standaard NAW-gegevens, houd je BSN-nummer dus bij de hand.

Op de volgende pagina kon ik onder andere mijn gewenste totale bedrijfslimiet noteren. Het bedrijfslimiet is het geldbedrag dat een bedrijf, ongeacht het aantal zakelijke creditcards, maandelijks maximaal kan besteden. Hiermee verschilt het van het bestedingslimiet, wat het maximaal te besteden geldbedrag per creditcard aangeeft. 

Het bedrijfslimiet wordt door de creditcarduitgever bepaald aan de hand van jouw jaarcijfers. Werk je minder dan twee jaar in jouw onderneming, dan kan je nog geen jaarcijfers overleggen en krijg je een limiet van € 500,-. 

Naast het gewenste bedrijfslimiet kan je ook extra kaarthouders toevoegen. Van deze personen voer je dan ook gelijk alle NAW-gegevens in. In mijn geval was dat niet nodig.

Ik bleek nu alle benodigde gegevens ingevuld te hebben op het online aanvraagformulier. Op de volgende pagina kon ik nog één keer alles controleren. Tip van mij: Doe dit ook altijd grondig. Een typ- of klikfoutje maken we allemaal wel eens. 

Vervolgens werden de invulde gegevens in een PDF-document gezet, welke ik digitaal of fysiek moest ondertekenen. Wil je dit fysiek doen, let dan op dat je beschikking hebt over een scanner. Uiteindelijk moet je het document namelijk weer uploaden op de website van ICS.

Ik klikte op ‘Onderteken uw aanvraag’, waarna ik het document kon downloaden en opslaan op mijn laptop. Het opslaan is belangrijk, wederom omdat je hem een paar dagen later weer moet uploaden. Helemaal onderaan het document (zie afbeelding hieronder) werd gevraagd om een handtekening, welke ik zelf via het programma Acrobat heb ingevoegd. Deze PDF-reader is gratis te downloaden op de website van Adobe.

Na het klikken op ‘Sluit deze pagina’ kreeg ik een korte bevestiging van mijn aanvraag. Dat is fijn, want dan weet je zeker dan je helemaal klaar bent met het online aanvraagformulier. Binnen 24 uur zou ik een e-mail krijgen met meer informatie over het uploaden van de benodigde documenten.

Stap 2. Log in en upload het aanvraagformulier en de andere benodigde documenten

Nog op dezelfde dag kreeg ik mijn eerste e-mail toegestuurd. Alle e-mails van ICS Business zijn afkomstig van het adres [email protected]. Belangrijk is dus, om dit e-mailadres zo snel mogelijk als betrouwbaar op te geven in jouw mailbox. Zo weet je zeker dat belangrijk e-mails niet in je spamfolder belanden en je daardoor informatie mist.

Het ondertekende aanvraagformulier had ik al opgeslagen op mijn computer. Daarnaast word er ook altijd om een geldig uittreksel van de Kamer van Koophandel gevraagd. Deze is eenvoudig via hun website te bestellen. Er zijn meerdere opties, waarvan in dit geval een digitaal gewaarmerkt kopie de beste keuze is. Je kan deze bestellen voor € 8,45. Betalen kan eenvoudig via iDeal, wel zo makkelijk.

Het uploaden was gemakkelijk. Door op de link onderaan de e-mail te klikken kom je direct op de inlogpagina. Houd je KvK-nummer wel bij de hand om snel te kunnen inloggen. Deze kan je ook vinden op het uittreksel. 

Stap 3. Identificatie

Vijf dagen na het uploaden van de benodigde documenten kreeg ik het eerste verzoek om mezelf te identificeren. 

Jezelf identificeren op deze manier is altijd verplicht. Zo weet ICS zeker dat jij een aanvraag hebt gedaan op jouw eigen naam, zodat er geen fraude wordt gepleegd. Doe je dit niet, dan krijg je binnen een paar weken een herinneringsmail hierover. Dit is mij overkomen, waarna ik de stappen direct hebt doorlopen. 

Stap 4. Beoordelen van de aanvraag

Ongeveer vijf weken na het invullen van het online aanvraagformulier, kreeg ik per e-mail te horen dat mijn aanvraag was goedgekeurd. Dit had mogelijk sneller gekund, als ik mij eerder had geïdentificeerd. In principe geldt dat, na een goedgekeurde aanvraag, je binnen acht werkdagen jouw nieuwe creditcard in handen hebt. Ik kreeg op die dag twee e-mails toegestuurd met extra informatie.

Zoals je in de eerste e-mail kunt lezen, is mijn uiteindelijke bedrijfslimiet (€ 2.500,-) lager vastgesteld dan mijn gewenste bedrijfslimiet (€ 5.000,-). 

Daarnaast wordt er in beide e-mails gesproken over het kiezen van een pincode. In de tweede e-mail staat hier uitleg over. Kies je zelf geen pincode, dan wordt de pincode na een bepaalde datum, in dit geval een kleine twee weken na versturen van de e-mails, gekozen door ICS zelf. Daarna duurt het nog ongeveer een week voor je jouw creditcard in handen hebt. 

Ik heb deze e-mails simpelweg niet goed doorgenomen en dus niet gebeld om een pincode te kiezen. Je krijgt hier van ICS ook geen herinneringsmail meer van.  

Hoe is het afgelopen?
Ondanks dat ik vond dat het lang duurde voor mijn creditcard binnen was, heb ik er niet bij stilgestaan dat ik iets gemist had. Totdat ik ruim een week later de volgende e-mail kreeg.

Ik voelde dat er iets niet klopte en nam contact op met ICS Business. Deze zijn op werktijden te bereiken via het telefoonnummer 020 6 600 666. Ik werd vriendelijk te woord gestaan en kwam erachter waarom de creditcard nog niet was opgestuurd. Ik had namelijk nog steeds geen pincode gekozen. Zestien dagen later dan gepland, had ik eindelijk mijn Mastercard Business in handen. Helaas zonder een eigen gekozen pincode. Een waardevol leermoment voor mij om de mails goed te lezen en op tijd een pincode te kiezen.

Waarom ik dit vertel…

Allereerst hoop ik dat je na het lezen van dit artikel meer duidelijkheid hebt over het aanvragen van een creditcard van ICS. Het is altijd fijn om te weten wat je kan verwachten en wat je bij de hand moet hebben als je een aanvraag wil doen. Zo kan je sneller door alle aanvraagstappen heen.Daarnaast wil ik je de tip meegeven om goed op alle inkomende e-mails van een betreffende (creditcard)maatschappij te letten. Op de website van ICS staat bijvoorbeeld nergens dat je tijdens het aanvraagproces zelf een pincode moet kiezen. Door e-mails te negeren kan het daardoor veel langer duren voor je jouw product in handen hebt. En dat is zonde. Let dus altijd op, een gewaarschuwd mens telt voor twee!